Fikk mer tid til barna med Kolibrix

Hoff Terrasse Barnehage ligger idyllisk til i et rolig boligstrøk på Skøyen i Oslo. Med lokale i en tømmerhytte og skogen som nærmeste nabo, er omgivelsene som skapt for utforskning og lek. Styrer og pedagogisk leder Maiken Vadem Christensen forteller at den foreldreeide barnehagen har kun én avdeling, med barn fra to til seks år. –Med tre–fire voksne til stede hver dag kan vi gi både barn og foreldre tett oppfølging.

Gratis kurs og opplæring

Kolibrix er Norges eneste regnskapstjeneste utviklet spesielt for barnehager. Hoff Terrasse Barnehage begynte med Kolibrix i januar i år. Ifølge Christensen har oppstarten vært svært vellykket: –Systemet er veldig oversiktlig, og man har alt på ett sted. De har et fakturasystem med foreldrebetaling, lønn og alt annet på én nettside. Da har jeg mer kontroll og oversikt selv – i motsetning til ellers, når man bare sender over alt til regnskapsfører og ikke ser noe mer til dokumentene.

Før oppstarten deltok Christensen på innføringskurs hos Kolibrix. Dette er tilbud alle nye brukere får, og som er inkludert i prisen. –Kurset var oversiktlig og grundig. Hvis man lurte på noe eller falt ut fikk man god oppfølging. Siden det var satt av en halv dag, fikk vi god tid til å gå gjennom alt. I etterkant har jeg sikkert spurt om flere ting som ble gått gjennom på kurset, men de er fortsatt veldig tilgjengelige og hjelpsomme. Da kan vi gå gjennom ting sammen over telefon eller med delt skjerm. Det er jo lett å glemme ting etter innføringen, så da er det veldig fint med så tett oppfølging.

Full kontroll på økonomien med Kolibrix

Nettopp den økte kontrollen mener Christensen er en stor fordel for barnehageledere. I tillegg setter hun pris på mer tid til annet arbeid: –I og med at jeg har delt stilling mellom styrer og pedagogisk leder, har jeg ikke egentlig så mye tid til å være på kontoret.

–Tidligere brukte jeg likevel mye tid på å se over at alt ble gjort, forteller Christensen. – Nå trenger jeg bare å se over og godkjenne ting kjapt. Det er veldig greit å kunne kjøre lønninger inne i systemet. Det er fint å ha alt samlet – lønnsslipper, fakturaer og andre dokumenter. Tidligere måtte jeg etterlyse slikt fra regnskapsfører. Det var mye som ble sendt dit automatisk, og som jeg dermed ikke så noe til. Det er veldig betryggende å ha tilgang til alle dokumenter.

Barnehagestyreren er en flittig bruker av Kolibrix-appen: –Jeg bruker appen til kvitteringer – det er veldig greit å få det unna med en gang.

–De har også et hjelpesenter der man kan finne ut av det man lurer på. Jeg har brukt det én gang. Der kan du søke opp ting, for eksempel «skattetrekk». De har tekst -og videooppskrifter på hvordan man løser ulike problemstillinger. Hvis du ikke finner svar på det man lurer på, kan du ta kontakt for å få et personlig svar. Da får du hjelp av en regnskapsfører.

Spesialisering er nøkkelen

Gaute Aase er en av gründerne bak Kolibrix og styreleder i morselskapet Solarstein AS. Han har en finger med i alt som skjer i selskapet – helt fra overordnet strategi og ned til de minste detaljene.

Aase peker på nisjefokuset som den største fordelen med Kolibrix: –Alle de store regnskapsprogrammene er utviklet for mange forskjellige bransjer. Derfor har de flere funksjoner som ikke er nødvendige for barnehagene. I tillegg mangler de gjerne funksjoner som er mer spesifikke for barnehagesektoren. Vi tenker kun på barnehagenes behov, og derfor er alt utviklet for å gjøre hverdagen enklere for dem.

Denne tankegangen gjelder også språklig, forteller Aase: –I Kolibrix har alle knapper og menyer navn og begreper som er rettet mot barnehager. Du finner for eksempel menyvalg som «barn» og «foreldrebetaling». Her er hvert barn knyttet opp mot en eller to foreldre, slik at man alltid har kontroll på betalinger og lignende for hver enkelt barn. Man kan også legge inn en fast splitt i betaling mellom to foreldre.

Barnehager har dessuten en spesiell rolle, ettersom de er tett linket opp mot den enkelte kommunen, opplyser Aase. –Hver kommune har egne systemer for hvordan barnehager for eksempel får tilbakebetalt penger for barn som har såkalt «redusert foreldrebetaling» eller «søskenmoderasjon». Dette regnes automatisk ut i Kolibrix – slik har du som leder alltid oversikt over hva dere har utestående.

Har barnehagene med på laget

Du har helt sikkert opplevd det selv: En app eller nettside du bruker mye har endret på viktige funksjoner, og plutselig finner du ikke fram lenger. For å unngå dette tester Kolibrix ut alle ideer på hovedpersonene selv – nemlig barnehagene.

–Vi tester alltid nye ting på noen av brukerne og gjør endringer i tråd med deres behov. Da legger vi vekt på at endringene er intuitive og ikke krever opplæring. Foreløpig har ingen av testpersonene trengt forklaring, fastslår Aase.

I mobil-appen kan man per i dag ta bilde av og registrere kvitteringer. Dette gjør jobben med kvitteringer veldig enkel, siden alle har et kamera på telefonen sin. Når nye funksjoner skal på plass i appen, blir det altså med barnehagenes velsignelse.

Ønsker du å lese mer om Kolibrix eller motta et uforpliktet tilbud klikk her.